Если вам на стол положили базу, где вместо привычной одной 1С:Бухгалтерии теперь две программы — Бухгалтерия и Управление нашей фирмой, — и сказали «между ними настроен обмен», первая реакция обычно одна: а что теперь со всем этим делать. Раньше вы видели весь учёт в одном месте и сами вносили каждый документ. Теперь часть документов появляется в базе сама, откуда-то, и непонятно, можно ли им доверять.
От обмена зависит, насколько достоверна ваша отчётность, и разбираться в нём действительно нужно. В июле 2021 года я читал об этом вебинар «Синхронизация между 1С:Бухгалтерией и 1С:УНФ» — запись есть на сайте 1eska.ru. Вот что из этого важно для вашей повседневной работы с базой.
Обмен можно настроить так, чтобы он не мучал
Я на вебинаре говорил простую вещь: обмен можно настроить так, чтобы он работал нормально. За этим «нормально» стоит список признаков, и по нему легко проверить свою ситуацию:
- справочники контрагентов и номенклатуры не плодятся дублями;
- документы, которые пришли из УНФ, не распроводятся сами по себе без причины;
- 80–90% документов проводятся в Бухгалтерии автоматически, без вашего участия;
- если сверить остатки и обороты в двух базах — они совпадают.
Если хотя бы один из этих пунктов не выполняется постоянно — обмен настроен не до конца или где-то сломался. Годами жить с распроводящимися документами не обязательно, хотя многие живут.
Ручной обмен или синхронизация
Я разбирал на вебинаре два способа перенести данные из УНФ в Бухгалтерию, и они устроены совсем по-разному.
Ручной обмен — вы или менеджер выбираете период и вручную запускаете выгрузку. Это была стандартная практика в предыдущем поколении программ: системы не связаны напрямую, специалист по обмену не нужен. Но первичка вносится, по сути, дважды — один раз в УНФ, второй раз, руками или сверяясь с УНФ, в Бухгалтерии, и легко забыть выгрузить какой-то период.
Синхронизация — программа сама отслеживает изменения и передаёт их автоматически, без выбора периода вручную. Данные сходятся лучше, но появляется новая задача: понимать логику, по которой программа решает, что и когда передать, и держать этот процесс под контролем.
При ручном обмене время уходит на перенос, при синхронизации — на контроль. Второе не обязательно легче первого, просто труд перераспределяется по-другому.
Почему обмен лучше делать в одну сторону
Направление обмена бывает двустороннее, когда справочники, деньги и первичка ходят в обе стороны, и одностороннее, когда первичка и деньги идут только из УНФ в Бухгалтерию.
Я рекомендую односторонний вариант. При двустороннем обмене банковская выписка может грузиться и туда, и туда, и тогда изменения по одному и тому же платежу начинают зацикливаться между базами — программа то принимает исправление, то откатывает его следующей синхронизацией. При одностороннем обмене выписку загружают в УНФ, там она разносится по заказам и оплатам, а в Бухгалтерию приходит уже готовый результат. Меньше поводов гадать, откуда взялось изменение в уже проведённом документе.
Что придётся делать вам
Правки первички делаются в УНФ. Нужно исправить дату, количество, контрагента или сумму в документе, который пришёл обменом — исправлять придётся там, откуда он пришёл. Поправите только в Бухгалтерии — при следующей синхронизации программа снова передаст версию из УНФ и затрёт вашу правку. Источник данных один, и это УНФ.
В Бухгалтерии есть привычная дата запрета изменений. Но когда рядом появляется внешняя система, добавляется вторая настройка — дата запрета загрузки. Первая ограничивает, что можно менять в самой Бухгалтерии. Вторая — что из УНФ будет принято, даже если там что-то изменили задним числом. Если период в Бухгалтерии закрыт, а отчётность вдруг «не идёт» — почти наверняка кто-то в УНФ поправил документ за прошлый период, и эта правка честно прилетела обменом.
Это ошибка обмена? Нет. Программа не знает, почему в УНФ что-то изменилось — может, там нашли дубль документа, а может, забыли внести первичку вовремя. Она просто переносит исправленную версию, потому что вся суть обмена в том, чтобы данные совпадали.
Следить нужно прежде всего за датами запрета в УНФ — до какого числа менеджеры могут вносить и редактировать документы за прошедший период. Это одна настройка прав, и её лучше выставить осознанно заранее, чем разбираться с последствиями постфактум.
Когда обмен окупается, а когда нет
Я называю обмен инвестицией: в него уходят силы, деньги, время и нервы, и ожидать отдачи — нормально.
Обмен оправдан, если первичку слишком трудозатратно (или вообще невозможно) вносить в Бухгалтерию руками, если бизнесу нужна идентичность данных между УНФ и Бухгалтерией — например, для корректного расчёта налогов, — и если объём первички растёт вместе с бизнесом.
Обмен можно не делать, если затраты на настройку заметно превышают выгоду, если учётная служба не готова к дополнительной нагрузке контроля, или если бизнес не планирует расти — тогда ручной ввод может оказаться и дешевле, и спокойнее.
На том вебинаре я эту часть затронул лишь мимоходом, хотя она едва ли не важнее самой настройки обмена: как убедиться, что данные в обеих базах реально совпадают. Это отдельная методика, и мы к ней вернёмся.