Синхронизация прошла без ошибок и предупреждений — и на этом многие бухгалтеры успокаиваются. А зря: отсутствие ошибок в логе обмена говорит только о том, что документы технически передались. Он не проверяет, встали ли они на правильный счёт, не задвоился ли контрагент из-за лишнего пробела в названии, не потерялась ли часть данных где-то на стыке двух систем. Для налоговой отчётности это разница принципиальная — если данные разошлись, расчёт налогов будет неверным, а это уже риск переплаты, недоплаты или штрафа.
Три пути к сверке — и почему каждый спотыкается
Убедиться, что данные в двух базах совпадают, можно тремя способами, и у каждого свои слабые места.
Самый простой — ручная сверка остатков: открываете отчёты в обеих базах и сравниваете цифры глазами. Способ работает, только если делать это часто и по всем разрезам, а реально времени хватает лишь на выборочную проверку. Расхождение, которое не попало в выборку, останется незамеченным до закрытия периода.
Автоматизация сверки остатков — цифры сравнивает программа, это быстрее ручной проверки. Но проблема решается лишь частично: остаток может совпасть просто потому, что одна ошибка компенсировала другую. Документ на 10 000 рублей потерялся, а другой задвоился на ту же сумму — итоговый остаток сойдётся, а по факту в базе бардак.
Сверка по документам — самый надёжный вариант, но и самый сложный технически. Один документ в УНФ может при обмене превратиться в несколько документов в Бухгалтерии — например, реализация плюс отдельная корректировка. Сопоставлять приходится с учётом того, как устроены правила обмена для этого вида документов — простое соответствие «один к одному» здесь не работает.
Что сверять минимально
Есть набор отчётов, по которым сверку разумно делать в первую очередь.
Остатки товаров на складах: в Бухгалтерии — отчёт «Остатки на складах» (Руководителю), в УНФ — отчёт «Остатки товаров на складах». Сравнивать имеет смысл количество, а не только сумму.
Взаиморасчёты с покупателями: в УНФ — отчёт «Расчёты с покупателями (упр.вал)», в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62. С поставщиками — аналогично, ОСВ по счёту 60 в Бухгалтерии.
Остатки по кассе и банку, а также по эквайрингу — эти участки обычно самые «живые», расхождения там появляются быстрее всего, если выписка загружается не туда, куда должна.
Что сверять бессмысленно
Сравнивать остаточную себестоимость между УНФ и Бухгалтерией не стоит — совпадения там можно не ждать в принципе. В УНФ учёт ведётся с характеристиками и партиями, есть резервирование, а метод ФИФО считается иначе, чем в Бухгалтерии. Расхождение по себестоимости между двумя базами — это норма.
Совпадение остатков не даёт стопроцентной гарантии, что данные консистентны — теоретически возможны взаимно компенсирующие ошибки. Но оно позволяет судить о достаточном уровне достоверности, и как рабочий инструмент этого обычно хватает.
Что сделать перед тем, как сверять
Сверка, сделанная без подготовки, часто показывает обычную недоделанную рутину, которую легко принять за проблему обмена. Перед сопоставлением отчётности нужно по порядку: посмотреть, нет ли ошибок синхронизации, разобрать предупреждения, проверить и провести непроведённые документы, довнести то, что из УНФ в Бухгалтерию не переносится — основные средства, зарплату, расходы будущих периодов. Только после этого сравнение остатков покажет реальную картину.
Делать всё это руками при каждом закрытии периода — занятие на несколько часов, и чем больше документов, тем дольше. О том, как этот процесс можно автоматизировать, — в следующей статье.